Az Erasmus+ program elindulásával a partnerségi és konzorciumi projektek új formát öltöttek, és nemzetközi stratégiai együttműködések keretein belül kapnak lehetőséget szakmai céljaik megvalósítására.

Koordinátori szerepkör a stratégiai partnerségekben, avagy hogyan legyen gördülékeny az együttműködés távoli partnereinkkel

Tapasztalataink szerint az új rendszerben gyakran a legnagyobb kihívást a projektek átfogó menedzsmentje jelenti a pályázók számára. Cikkünkben azzal foglalkozunk, hogy a stratégiai partnerségekben mit jelent a koordinátori szerep vállalása, milyen eszközök állnak rendelkezésre a nemzetközi projektek összefogására és a partnerekkel való zavartalan együttműködésre. Három olyan projektvezető segítette a kérdések megválaszolását, akik jelenleg is koordinátor intézmény munkatársaként igyekeznek a lehető legmagasabb szakmai minőséget elérni a számos európai partnerükkel folytatott közös munka során.

Az intézmény koordinátori szerepkörben

Az Erasmus+ program első két évének tapasztalatai azt mutatják, hogy a koordinátor intézmények felelőssége és feladatai leginkább az elmúlt programszakasz Leonardo Innováció transzfer projektek koordinátori feladataihoz hasonlítanak. Aki partnerségi projektben vett részt annak idején, annak hasznos tapasztalatokat jelent a jelenlegi feladatok ellátásához, hogy a nemzetközi partnerekkel való munka, a folyamatos kapcsolattartás már beépült a mindennapok feladatai közé.

Új kihívás azonban a nagyobb felelősség, a programszabályok közvetítése a partner intézmények felé és a „közös kassza”, a pénzügyek kezelése. Általánosságban elmondható, hogy a feladatok zavartalan ellátásához fontos alap a partnerek és a koordinátor egymás iránti bizalma, mind szakmai, mind pénzügyi téren, illetve a folyamatos, de legalább rendszeres elérhetőség biztosítása. Ennek megalapozására jó alkalom, főleg az új együttműködő partnerekkel, a pályázatírási időszak. Több megkérdezett projektvezető is kiemelte, hogy a tapasztalatok szerint azokkal a partnerekkel, akik a pályázatírás időszakában aktívak, a megvalósítás során sem lesz motivációs probléma.

Dr. Ujj Apolka, a Szent István Egyetem (SZIE) projektvezetője úgy fogalmaz: „Az a tapasztalatunk, hogy az a partner, aki a projektjavaslat kidolgozásánál kevésbé aktív, az nem fog megváltozni 'éles helyzetben' sem, vagyis a projekt megvalósítása során sem lesz aktív.” A határozott konzorciumvezetéshez hozzátartozik a szabályok betartatása. Ferenczi Andrea, a Partners Hungary Alapítvány (PHA) projektvezetője úgy tartja, a szabályokat könnyebb betartatni, ha azokat közösen hozzuk a partnerekkel, akár már a pályázatíró időszakban. A projektindító találkozókon elengedhetetlen ezeknek a szabályoknak a lefektetése, akár írásban is. „Egy nemzetközi, nagy volumenű projektben elkerülhetetlen a közös szabályalkotás és az írásbeliség szem előtt tartása” – tartja a projektgazda, így a megalkotott dokumentumok minden esetben hivatkozási alapot jelentenek.

Pályázó: Szent István Egyetem Oktatási szektor: Szakképzés Projekt címe: Training-the-trainers for ecological small scale production Projektvezető: Dr. Ujj Apolka Pályázó weboldala: www.eco-motive.gak.hu

 

Hogyan lehet folyamatos a kapcsolattartás?

Annak érdekében, hogy folyamatosan élő legyen kapcsolatunk a partnerekkel, sok apró fortélyt bevethetünk. Úgy tűnik a válaszokból, alapszabály, hogy mindig legyen egy-két konkrét kapcsolattartó személy, aki felel az együttműködés zavartalanságáért. A SZIE projektvezetője kiemelte, jó, ha egynél több, legalább három olyan ember van a partnerszervezeteknél, aki tisztában van a projekt részleteivel, és akinek az elérhetőségét tudjuk. Erre azért is lehet szükség, mert nem ritka a személyek cseréje, a fluktuáció a partneri személyzet körében, főleg kisebb vagy lazább szerkezetű (pl. civil) szervezetek esetében.

Jó trükk a kommunikáció ösztönzésére a közös e-mail cím, a transzparens kommunikáció, így „a kevésbé aktív partnerek is gyorsabban visszajeleznek, mert rajtuk van a 'nyomás', hogy mindenki olvassa az e-mailt, ezért nekik is aktívnak kell lenniük”– mondja Ujj Apolka. Érdemes azonban figyelni, hogy a közös e-mail címen ne legyen kaotikus a beszélgetés, ezért itt a moderátori szerep kiosztása is fontos.

Perényi Zsófia a Tudatos Vásárlók Egyesületének (TVE) projektvezetője szerint kiemelt fontosságú a rendszeresség és a tervezhetőség a partnerek számára is: „Kéthavonta Skype-konferenciát tartunk a projektstáb kapcsolattartóinak, rendszeres az e-mailes kommunikáció, a szellemi termékek pedig munkacsoportok formájában valósulnak meg. A nyomonkövethetőséget egy félévente készített belső szakmai és pénzügyi beszámoló formájában biztosítjuk.” Ezek a tervezhető időpontok segítik, hogy ne rajtaütésszerűen keressük partnereinket, tiszteletben tartva igényüket a felkészülésre. Szem előtt kell tartanunk, hogy az adott projekt gondozását partnereink is a mindennapi feladataik mellett látják el, ezért – bár sok esetben mindennél sürgősebbnek tűnik az éppen jelentkező probléma – ki kell várnunk, amíg felkészülten tudnak foglalkozni a szóban forgó feladattal.

Pályázó: Tudatos Vásárlók Egyesülete Oktatási szektor: felnőtt tanulás Projekt címe: Be part of CSA! – European Participatory Training Programme for Community Supported Agriculture Projektvezető: Perényi Zsófia Pályázó weboldala: www.tudatosvasarlo.hu

 

Eszközök a virtuális együttműködések szervezésének szolgálatában

A stratégiai partnerségek egyik sajátossága, hogy a projektek időtartamához (minimum egy, de akár három év) képest viszonylag kevés lehetőség adódik a menedzsment személyes találkozóira, ezért gyakran speciális munkamódszereket vagy az informatika adta lehetőségeket kell segítségül hívnunk az ügyek intézéséhez. Arra voltunk kíváncsiak, az e-mailen kívül milyen más eszközöket használnak a koordinátorok, hogy a partnereiket elérjék és mozgásban tartsák.

Ujj Apolka a munkacsoportos munkamódszert emelete ki. A partnertalálkozók közt kis csoportokban dolgoznak együtt a partnerek előre egyeztetett tematika alapján, eredményeiket pedig a partnerség közös tárhelyére töltik fel. A kis csoportok munkáját a koordinátor folyamatosan nyomon követi.

A TVE projektjében házi vendéglátással, személyesebb, saját forrásból szervezett találkozókkal vagy egyéb szakmai konferenciák után szervezett egyeztetésekkel egészítik ki a partnertalálkozók sorát és teremtenek lehetőséget a párbeszédre.

A nemzetközi projektek egyik legfőbb kihívása a virtuális együttműködés során alkalmazott legmegfelelőbb eszközök kiválasztása, és a partnerek motiválása arra, hogy használják ezeket. A megkérdezett projektvezetők válaszaiból az tűnik ki, hogy a közös dokumentumtárhely elengedhetetlen, legyen az intranet, Dropbox vagy Google drive. Ezen a felületen rendszerezetten és átláthatóan tárolhatók a dokumentumok, ami hivatkozási alap a számonkérések és a nyomonkövetés során.

A feladatok rendszerezésére is vannak már online felületek, úgy mint a Freedcamp, a Trello vagy a GanttProject. Ezek használatával kapcsolatban különbözőek a tapasztalatok, úgy tűnik, még nem igazán épültek be a szervezetek mindennapjaiba, de érdemes lehet kipróbálni őket. A TVE munkatársát arról kérdeztük, miért épp a Freedcampet kezdték használni, milyenek a tapasztalatok vele: „Ez egy ingyenes felület, ahol a közös feladatokat vezetjük, emlékeztetőkkel, naptárral, és egyes dolgokat meg is lehet beszélni rajta. Előnye, hogy viszonylag kis összegből a Google drive-val összeköthető, ezért a projekt közös dokumentumait is itt tudjuk tárolni. A kezdeti lelkesedés után a partnerek kevéssé használták ezt a felületet, ezért most leginkább a koordinátor vezeti, a feladatok monitorozásának céljából.”

Az online találkozók szervezésére a Partners Hungary Alapítványnál a gotomeeting felületet (egy ingyenesen is elérhető online videokonferencia platformot), míg a többi projektgazda esetében az ismertebb Skype alkalmazást használják. A SZIE munkatársa figyelmeztet arra, hogy „a virtuális találkozók sikeressége nagyban függ a részvevők személyiségétől. Vannak olyan kollégák, akikkel ilyen virtuális találkozó szinte elképzelhetetlen, de van, akivel kiválóan működik. Túl nagy létszámú csoport esetén sikertelen a megbeszélés”.Ferenczi Andrea arra hívja fel figyelmünket, hogy fontos az tervezett napirendi pontok előzetes ismertetése, illetve a megbeszélések eredményeinek írásbeli rögzítése. „A napirendi pontok alapján folyik a megbeszélés, és memóban rögzítjük a megállapodásainkat és a következő időszak feladatit.” Perényi Zsófia fontosnak tartja megemlíteni, hogy a virtuális megbeszéléseket is a koordinátor facilitálja, s ezeknek strukturáltnak és észszerű hosszúságúnak (1,5-2 óra) kell lenniük.

Nem szabad elfelejtenünk, hogy a partnerek intézményeinek halmaza sem egy homogén halmaz, és eltérhet a különböző profilú intézményekben dolgozók digitális affinitása is. Van, ahol már napi rutin az online eszközök használata, de vannak olyan szervezetek, ahol kevésbé ismertek ezek a formák. Fontos a használt eszközök értékelése és a rugalmasság e tekintetben. „A projekt közepén végeztünk egy menedzsmentre fókuszáló értékelést, ahol a közös platformokat és a kommunikációt is értékeltük. Ennek alapján döntöttünk úgy, hogy azt a felületet, amit a partnerek csak nehézkesen használnak, nem fogjuk erőltetni a későbbiekben.” – mondja Perényi Zsófia. 

Pályázó: Partners Hungary Alapítvány Oktatási szektor: köznevelés Projekt címe: Development of an international school model Projektvezető: Ferenczi Andrea Pályázó weboldala: partnershungary.hu/erasmusiskolaimodellletrehozasa.html

 

Mit üzen a jelen projektvezetője a jövő pályázóinak?

A megkérdezett projektvezetők mindegyike három alappillért emelt ki az együttműködés megkönnyítésére.

Elsőként az együttműködés közös szabályainak, módszereinek lefektetését javasolják már a projekt elején, főleg az új partnerekkel, de a régiekkel egyaránt.

Másodsorban, ahogy ezt Ferenczi Andrea kiemelte, fontos az írásbeliség, az átláthatóság, az emlékeztetők, munkatervek folyamatos szem előtt tartása és felülvizsgálata. Perényi Zsófia tapasztalatai szerint problémás helyzet esetén gyakran hatékonyabb egy gyors szóbeli (Skype-on vagy telefonon történő) egyeztetés, mint a hosszantartó levelezés. Ezek eredményét is érdemes papírra vetni.

Talán legfontosabb pillére a zavartalan közös munkának a bizalmi viszony kialakítása. A TVE munkatársa ezt így fogalmazza meg: „Fontos, hogy a partnerek azt érezzék, hogy ha egy problémás helyzetbe kerültek, akkor azt megoszthatják a koordinátorral. Természetesen ehhez hasonlóan koordinátorként is beszámolunk minden kérdéses helyzetről. Fontos arra is felkészülni, hogy különböző országok intézményei, különböző mentalitással, stílussal, megszokással végzik a projekt megvalósítást. Erre nyitottnak kell lenni, és el kell fogadni.”

Mindent egybevetve elmondható, hogy a stratégai partnerségek koordinátori szerepkörének felvállalása sok felelősséggel jár annak minden szépségével és nehézségével együtt, ám kevésben különbözik más felelős munkaszervezési feladattól. Amikor eldöntjük, hogy nemzetközi együttműködést fogunk koordinálni, érdemes elővenni és rendszerezni minden kapcsolattartásról született szakmai és személyes tapasztalatunkat, felkészülten nekirugaszkodni a kihívásoknak, és nyitottnak maradni az újdonságok és változások irányába. Ha így teszünk, nem érhetnek bennünket meglepetések.

 

Várterész Flóra
Erasmus+, Tempus Közalapítvány

Utolsó módosítás: 2019.06.24.