Projektek menedzselése, koordinálása nem rutinfeladat. Különösen igaz ez, ha olyan Európai Uniós projektről van szó, amelynek a megvalósításában több különböző országban működő intézmény, szervezet vesz részt. Cikkünkben áttekintjük a nemzetközi projektek sikeres végrehajtását segítő projektmenedzsment eszközöket és azok használatát.

A nemzetközi projektek végrehajtása során kiemelt szerepe van a főpályázónak vagy más néven koordinátornak, mivel a támogatási szerződésben ő a szerződő fél, ő felelős a projekt megvalósításáért és a disszeminációért, valamint neki utalják a támogatási összegeket. Fontos feladata a partnerek koordinációja annak érdekében, hogy a projekt elérje a kitűzött célokat, ami jelenti a szakmai eredményeket ugyanúgy, mint a támogató számára benyújtott beszámolókat és pénzügyi elszámolásokat.

Egy nemzetközi projektre tekinthetünk akár úgy is, mint egy jó hosszú, akár több éves tanulmányútra, amelyben a koordinátor a túraszervező és -vezető. A továbbiakban áttekintjük, hogy egy ilyen hosszú utazás előtt és alatt várhatóan milyen kihívásokkal kell szembenézni.

Úti cél

Elsőként mindig azt érdemes tisztázni, hogy mik a projekt célkitűzései, hová szeretnénk eljutni. A projektek megvalósításában rendszerint három szakterületet szoktak megkülönböztetni, a cél esetükben ugyannak a projektnek más és más vetülete. A szakmai megvalósítók feladata a projekt szakmai tartalmának kidolgozása, az ő céljuk a projektben vállalt indikátorok teljesítése (ők a felelősök a tanulmányút szakmai programjáért). A pénzügyi munkatársak feladata a projekt pénzügyi végrehajtása, az ő céljuk a szabályszerű pénzügyi dokumentáció és az elszámolások összeállítása (ők kezelik az út során a kasszát). A projektmenedzsment feladata, hogy összehangolja a végrehajtásban részt vevő szereplők munkáját annak érdekében, hogy a projekt megvalósítsa az összes kitűzött célját és a projekt dokumentációja az elvárt minőségben rendelkezésre álljon (a túravezető).

Útitársak

Ha hosszú utazásra vállalkozunk, gondosan kell kiválasztani az útitársainkat, mivel sokáig együtt kell velük haladnunk, és időben kell megérkeznünk velük a kitűzött célhoz. Nem könnyű feladat, mivel nyelvi, kulturális, jogi, elszámolási, adózási és egyéb különbségeket kell tudnunk kezelni.

Fontos kérdés, hogy már a kezdetektől vonjuk be a partnereket a projekt megtervezésébe, kialakításába, és a lehető legtöbb kérdést (ki milyen feladatot végez, mekkora összegű forrást kap stb.) tisztázzunk velük és írásban rögzítsük. A pályázat sikere esetén ajánlott a projekt végrehajtására vonatkozó, minden partner által elfogadott közös szabályrendszer (projekt kódex) kidolgozása és rendszeres felülvizsgálata.

A partnerek motiválása

A projekt végrehajtása során kiemelt jelentőséggel bír a kommunikáció. A projektvégrehajtás kezdetétől világosan jelezzük az elvárásokat az egyes partnerek felé: mikorra milyen tartalmú szakmai, pénzügyi vagy egyéb terméket (outputot) várunk tőlük. Ha tudunk, küldjünk nekik mintadokumentumokat, részletes leírásokat az elvárt termékre vonatkozóan. A partner által elkészített terméket rövid határidőn belül ellenőrizzük le, és jelezzük a szükséges korrekciós igényeket új határidő kitűzésével, de azt is, ha az átvett anyagot megfelelőnek ítéljük. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a pozitív motiváció, a segítő, támogató hozzáállás, a konstruktív kritika megfogalmazása működik a leghatékonyabban a partnerekkel való kapcsolattartás terén.

A partnerekkel rendszeres egyeztetésre van szükség, tudatosítani kell bennük, hogy egy hajóban ülünk, és akkor leszünk sikeresek, ha mindenki azonos irányban húz. A projekt céljaival való érzelmi azonosulás növeli az elkötelezettséget, és így általában jobb eredményre sarkallja a partnereket. Segítenünk kell a partnerek azonosulását a projekttel többek között azzal, hogy az ő kérdését, problémáját sajátunkként kezeljük, és törekszünk a megoldásra a lehető legrövidebb időn belül. A tudomásunkra jutott információkat minél előbb osszuk meg a partnerekkel.

A legkörültekintőbb előkészítés ellenére is előfordulhat, hogy lesz olyan partner a csapatban, aki kevésbé aktív, nehezebben motiválható vagy nehezen elérhető a kommunikációs csatornákon. Ráadásul gyakran előfordul az is, hogy a partnerintézményeknél személyi változás történik, és emiatt új kollégának kell felvennie a fonalat. Annak érdekében, hogy ezeket a helyzeteket megfelelően tudjuk kezelni, célszerű felmérni egyenként a partnerekkel kapcsolatos kockázatokat, és együttműködési stratégiát kialakítani. Ne feledjük: a lánc mindig a leggyengébb részénél szakad el, ezért a problémás partnerekkel való együttműködésre fokozott figyelmet kell fordítanunk. A megoldás abban rejlik, hogy időben feltárjuk a kockázatokat, és megelőzzük a nagyobb problémák kialakulását.

Mit tehetünk abban az esetben, ha problémánk adódik valamelyik partnerrel? Mindenekelőtt próbáljuk meg azonosítani, hogy mi a probléma forrása, pl. információhiány, túlterheltség, szakértelem, hozzáértés hiánya vagy hozzáállásbeli hiányosságok. Ha feltártuk az alapvető oko(ka)t, rendszerint könnyebb a megfelelő megoldás(oka)t kiválasztani. Információhiány valamint szakértelem, hozzáértés hiánya esetén képzéssel, tudásmegosztással javíthatunk a helyzeten, túlterheltség esetén felajánlhatjuk a segítségünket vagy kérhetjük a partnert, hogy próbálja meg egy munkatársát bevonni a projektbe. A legnehezebb kérdés jellemzően a partner nem megfelelő hozzáállása, amikor minden erőfeszítésünk és támogatásunk ellenére nem működik a munkakapcsolat. Ilyen esetben célszerű a partnerszervezet vezetőjének értesítése a kialakult helyzetről, és javaslattétel a személycserére. Amennyiben ez a megoldás sem működik, meg kell fontolni azt a lehetőséget, hogy az adott partner nélkül folytassuk az utazásunkat.

Útiterv

Az utazás akkor kezdődik, amikor a támogató jóváhagyja a pályázatot és a felek aláírják a támogatási szerződést. Ez az az időpont, amikor először van szükség részletes munkaterv (útiterv) kidolgozására. Miből induljunk ki a munkaterv készítésekor? Természetesen a célokból. Vizsgáljuk meg, hogy milyen vállalásokat, előírásokat tartalmaz az elfogadott pályázat, a támogatási szerződés, valamint a beszámoló sablon. Ezekből a dokumentumokból levezethetjük azokat a konkrét feladatokat, amelyeket végre kell hajtanunk.

Jelöljünk ki mérföldköveket: határozzuk meg, hogy adott időpontig milyen részcélokat akarunk teljesíteni. Fontos, hogy a részcélok egyértelműen mérhetőek legyenek. A sikerkritériumok kijelölése is fontos: pontosan milyen mértékű teljesítmény esetén tekintjük teljesítettnek a célt. Az egyes feladatokhoz rendeljünk felelősöket és határidőket. A határidők kijelölése esetén tartsuk szem előtt, hogy a felelős várhatóan mennyire pontosan teljesít, mindenképpen legyen valamennyi ráhagyás.

A munkaterv elkészítése sohasem egyszeri feladat. Rendszeresen mérni kell az elvégzett feladatokat, az eredményeket össze kell vetni a tervvel, az eltéréseket ki kell értékelni, szükség esetén el kell végezni a korrekciós intézkedéseket és újra kell tervezni.

Milyen munkatervet használjunk? Mivel a pályázatban kötelező elkészíteni a GANTT diagramot, célszerű ezt a táblázatot kiegészíteni az egyes feladatok erőforrásigényével, a költségekkel, és a HR tervvel: a résztvevők és a feladat elvégzéséhez szükséges idő (nap, óra) kijelölésével. Ezt az eszközt a projekt végrehajtása során folyamatosan használni tudjuk, és a partnerek számára is egyszerű, áttekinthető módon tudjuk bemutatni, hogy hol járunk.

Térkép vagy GPS?

Az utazáshoz szükség van olyan eszközökre, amelyek segítséget nyújtanak abban, hogy ne tévedjünk el. A projektmenedzsment esetén is ugyanez a helyzet. Fontos kérdés már a kezdeteknél, hogy a partnerek milyen eszközt preferálnak, hajlandóak és képesek-e a korszerű informatikai eszközöket használni (GPS) vagy inkább a hagyományos megoldásokra kell hagyatkoznunk (térkép). A projektmenedzsmentet támogató informatikai eszköz kiválasztásánál mindig tartjuk szem előtt, hogy a szoftver annyit ér, amennyire használják. A legmodernebb eszköz is céltalanná válik, ha a közreműködők nem használják.

Milyen eszközöket javaslunk? Kiindulópontként mindenképpen javasolt a Google Drive és Naptár funkciójának alkalmazása, emellett a Facebook csoport kialakítása is gyakran jól működő megoldás. Mivel a személyes találkozás sokszor nem megoldható, szükség van költségkímélő telefonálási lehetőségre, mint például a Skype, a Viber vagy a Whatsapp.

A projektmenedzsment egyik kulcsterülete a teljes körű, naprakész dokumentáció. Ehhez nyújt segítséget a közös tárhely, amelynek a használatát kötelezővé kell tenni, és a használat módját (ki módosíthat, ki törölhet stb.) írásban szabályozni kell. Ezen a téren is léteznek ingyenesen vagy alacsony költséggel elérhető megoldások, mint például a Dropbox vagy a OneDrive.

Abban az esetben, ha úgy ítéljük meg, hogy a társaság alkalmas arra, hogy közös projektmenedzsment szoftvert használjunk, erre is van lehetőség ingyenesen vagy alacsony költség mellett, például a Bitrix24, a JoinMe vagy az ASANA programok révén.

Eltévedtünk? Újratervezés…

A projekt végrehajtása során mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célok elérését vállaltukmilyen keretösszegből gazdálkodhatunkmilyen határidőn belül kell céljainkat megvalósítanunk és milyen szabályokat kell betartanunk.

Ha kérdésünk van, elsőként próbáljuk megtalálni a választ a támogatási szerződésben. Ha nem találunk megfelelő választ, tegyük fel a kérdést a támogatónak. A kapott választ mindig osszuk meg a partnerekkel is.

Ha úgy ítéljük meg, hogy letértünk az előzetesen kijelölt útról, mérlegelnünk kell, hogy milyen beavatkozásra, újratervezésre van szükség. A kulcskérdés mindig az, hogy a tervezett módosítás megvalósítható-e a támogatási szerződés keretein belül vagy szükség van annak módosítására. Ha az utóbbi eset merül fel, minél előbb egyeztessünk a támogatóval annak érdekében, hogy időben kialakulhasson a közös megoldás, amely révén eljuthatunk utazásunk céljához.

 

BARNA VIKTOR

szakértő,tréner

Utolsó módosítás: 2019.06.24.