A szakértő válaszol…. (10.) Fából vaskarika és projektlogika, avagy gyakran feltett pályázói kérdések 2.
2015.05.19.
Képzés | Felsőoktatás, Köznevelés, Felnőtt tanulás, Nonprofit szervezet, Önkormányzatok, , Szakképzés
A Tempus Közalapítvány pályázatíró és projektmenedzsment képzései iránt érdeklődőket rendszeresen megkérdezzük arról, hogy milyen problémákra szeretnének választ kapni képzésünk során. Cikksorozatunk jelen és előző darabjaiban a legtöbbször felmerülő kérdések közül válogattunk.
Kellermann Éva pályázati szakértő, projektmenedzser, a Közalapítvány népszerű projektmenedzsment képzésének egyik vezető oktatója válaszol…
A teljes cikk korlátozott ideig elérhető!
Hivatali ügyintézési folyamatba hogyan illeszkedik a projektszemlélet? Hasznosítható-e ott a projektlogika?
Első látásra ez bizony fából vaskarika, hiszen a projekt egy egyedi tevékenységegyüttes, előre meghatározott időbeli és költségvetési keretekkel, az ügyintézés pedig nem egyedi tevékenységegyüttes, hanem napról-napra ismétlődő alapfeladat. Az első benyomás ezúttal nem is bizonyul hamisnak, mégis több szempontból is hasznos lehet az ügyintézők számára a projektlogika megismerése, a projekttervezési és projektmenedzsment ismeretek elsajátítása.
Egyrészt az ügyfélszolgálatok fejlesztése is többnyire projektek formájában történik. Projekt minden olyan egyedi, nem ismétlődő lépéssorozat, melynek célja, hogy egy jelenlegi negatív helyzetet, azaz problémát megszüntessen, valamilyen egyedi eredményt, terméket létrehozzon. Ilyen lehet például a szervezetfejlesztés vagy a minőségirányítási rendszer kialakítása. A sikeres projektek tervezéséhez és lebonyolításához szükséges ismeretek, készségek elsajátíthatók a jó, gyakorlatias szemléletű projektmenedzsment képzések keretében (pl. célok jó megfogalmazása, a célok, tevékenységek sikerességét mérő mutatók képzése, munkaterv készítése, megfelelő projektstáb összeállítása, költségvetés tervezés).
Másrészt az alapfeladatok, a rutinmunka és a projektszerű működés/feladatok elkülönítése hatékonyabbá, tudatosabbá teszi a munkaszervezést. Az alapfeladatokról is tudatosabban gondolkodunk, ha ennek kapcsán áttekintjük és megértjük azokat. Mivel a nyugati típusú munkaszervezést a rendszerváltás után a pályázók (különösen a nonprofit szervezetek) gyakran a projektpályázatokból ismerték és tanulták meg, a projektmenedzsment általánosabb értelemben a korszerű munkaszervezés szinonimája is lett a közbeszédben, és ebben a témában ma is bőven akad még tanulnivaló, akár az iskolapadból frissen kikerülők számára is. Egy korábbi céges projektmenedzsment képzésünkön nem véletlenül mondta a megrendelő cég vezetője az első délelőtti blokk után: „De hát ez a képzés nem is csak a pályázatokról szól, hanem arról, hogyan kell egy intézményt irányítani!” Akár azt is mondhatta volna: a projektmenedzsment képzések a projekteken és a pályázatokon túlmutatóan a korszerű munkaszervezésről, intézményvezetésről és válságkezelésről is szólnak. Ezért mindenki számára hasznosak és használhatóak a mindennapi munka során.
Felelősségi körök elhatárolása a projektvégrehajtás során - hogyan és kinek a feladata?
Az előző kérdésre adott válaszban többször is különállóan, hangsúlyosan jelenik meg a projekttervezés. Nem véletlenül: a jó tervezés a siker kulcsa! Rátérve a kérdésre: régen rossz, ha a felelősségi körök elhatárolásáról a projekt végrehajtása során kezdünk el gondolkodni, ezt már a tervezés során ki kell találni, projektpályázat esetén a pályázatban világosan be kell mutatni. Néhány tanács a tervezéshez:
- Fontos elkülöníteni a projektvezetői (projektmenedzseri) és a szakmai vezetői feladatokat. A projektvezetőnek nem kell nagyon jól érteni a projekt szakmai tartalmához, ez a szakmai vezető feladata. A projektvezető a végrehajtás feje (felette egy döntéshozó testület állhat, pl. projektirányító bizottság), az ő felelőssége, hogy minden szakmai kérdésben kikérje a szakmai vezető állásfoglalását. A szakmai döntések tartalmáért azonban a szakmai vezető felel! A két feladatot egyazon személy is végezheti, de maga a feladat akkor is logikusan elkülönül. A két vezető alatt elkülönülten épül fel a projektmenedzsment és a szakmai végrehajtók stábja. A két terület elkülönítése azért is fontos, mert a projektmenedzsmentre rendszerint csak a támogatás meghatározott százalékát fordíthatjuk.
- Ne rögtön konkrét személyekben gondolkodjunk, először határozzuk meg a betöltendő pozíciókat (pl. szakmai vezető, pénzügyi vezető, projektasszisztens), az ezekhez tartozó feladat- és felelősségi körökkel, a szükséges végzettségekkel, készségekkel, kompetenciákkal. Csak ezután rendeljük hozzá a személyeket. Így a kollégák helyettesítése is könnyebb.
- Minden fő- és altevékenységhez rendeljünk felelőst (egy személyhez több tevékenység is rendelhető)! A projekt (bármilyen bonyolult is) max. 6-8 számozott főtevékenységet tartalmazzon, majd ezek max. 6-8 altevékenységet, és így tovább, a szükséges szintre lebontva (lehet akár 1.1.2.3.5 számú tevékenység is). A tevékenység felelőse felelős az altevékenységek felelőseinek beszámoltatásáért, és jelent felfelé. Így bármilyen bonyolult a projekt, menedzselhető.
Ne feledjük: az a tevékenység, aminek nincs kijelölt felelőse, soha nem lesz elvégezve. Egy tevékenységnek bármennyi résztvevője lehet, de csak egy felelőse!
A szerzőről:
Kapcsolódó írások:
Projektmenedzsment képzés indul augusztusban. Csatlakozzon a következő csoporthoz!>>
Utolsó módosítás: 2015.05.19.
