A szakértő válaszol… (1.) - Hogyan szerezzünk pénzt a működési költségeinkre?

Praktikus tanácsok pályázatíróknak és projektmenedzsereknek. Online cikksorozatunk mostani cikkében Kellermann Éva, a Tempus Közalapítvány projektmenedzsment képzésének vezető oktatója ad tanácsot szervezetünk hosszú távú működtetésével kapcsolatban.

„Persze, persze, mindig kiírnak egy csomó pályázatot, de nekünk nem ilyen felesleges butaságokra kell pénz, egyelőre a bérekre meg a rezsire sem futja, nem hogy ilyen luxusprojektekre.”

Ismerős, ugye? A rossz hír az, hogy a működési költségek előteremtését az EU a szervezetek, intézmények vezetőitől és fenntartóitól várja el. Vagy legfeljebb a tagállamtól, ha az ezt bizonyos intézmények, szervezetek esetében fontosnak érzi (nem beszélve azokról az esetekről persze, amikor az állam a fenntartó). Ezt a célt szolgálja Magyarországon a civil szervezetek esetében a (sajnos igen korlátozott költségvetéssel rendelkező) Nemzeti Együttműködési Alap. Az Unió is hasonlóan jár el, amikor lényegében csak az európai szintű intézmények és civil szervezetek esetében biztosít pályázati lehetőséget működési támogatásra. A működési támogatás tehát mind uniós, mind tagállami szinten inkább kivétel, hiánypótló, és szinte soha nem fedezi teljes mértékben a működési költségeket, csak hozzájárulás. Van is ebben logika: a működési költségek pályázati forrásokból történő teljes körű biztosítása elég furcsa hazárdjáték lenne, miért hozta valaki létre az adott szervezetet, ha nem tervezte meg előre megbízhatóan alacsony kockázatokkal a működés forrásait?

Korrekt vagy nem korrekt, mégis sokszor fenntartói, vezetői elvárás, hogy legalább a működési költségek egy részét pályázati forrásokból teremtsük elő. Mit lehet ilyenkor tenni? Mint láttuk, ilyen jogcímen néhány kivételes esettől eltekintve nem kaphatunk pályázati támogatást. Nem írhatjuk bele egy pályázatba, hogy az osztályvezető úr bérére azért kérünk pénzt, mert van egy ilyen és ilyen osztályunk, amit valakinek vezetni kell, és az ő bérét valamiből fedezni kell. Ellenben ha tervezünk egy jó fejlesztési projektet, és azt mondjuk, hogy annak az osztályvezető úr a szakmai vezetője heti 30 órában, akkor jó eséllyel már elszámolhatjuk a bére háromnegyedét a projekt terhére.

A fenti esetben két dologra figyeljünk:

  • Senkit ne foglalkoztassunk papíron irreális óraszámban (pl. 3 projektnek is a főállású szakmai vezetője)! Ellenőrzés esetén úgyis lebukunk.
  • Sok pályázat költségvetési korlátokat tartalmaz, pl. a vezető beosztású közreműködők napi bére nem lehet magasabb X eurónál, vagy a személyi költségek nem haladhatják meg az összköltségvetés Y%-át.

A leggyakoribb pályázói hibák közé tartozik ugyanakkor, hogy mélyen alábecsüljük a projektek tényleges munkaerő- és munkaidőigényét. Különösen jellemző ez az asszisztensi és adminisztrátori szintű munkákra, a projektdokumentációval (pl. nyilvántartások, jelentések) kapcsolatos feladatokra. Ezzel nagyon komoly működési problémákat és forráshiányt okozhatunk (és sokszor okozunk is) magunknak. A reális tervezéshez konkrét személyekre vagy pozíciókra lebontva munkanapokban (vagy szükség szerint akár munkaórákban!) kell megtervezni minden tevékenység humán erőforrás igényét.

Mindenképpen olyan projektet tervezzünk, ami a szervezetnek hasznos, és könnyen beilleszthető a napi működésbe. Ellenkező esetben ugyanis amit nyerünk a réven, elveszítjük a vámon: értelmetlenül pazaroljuk az erőforrásainkat, a munkánkat. Hiába nyerünk 50 millió forintot, ha többet dolgozunk érte, mint amennyit kapunk a munkánkért, és semmire nem tudjuk használni az eredményeket.

Keressünk olyan pályázatokat, amelyeknél a megvalósításhoz kapcsolódó irodai költségek is finanszírozhatók (pl. az irodabérlet vagy esetleg a rezsi arányos része, irodaszerek, telefon, internet stb.). Különösen előnyösek lehetnek a költségátalányokat (is) alkalmazó pályázatok (pl. a projektmenedzsment, az általános irodai költségek vagy a mobilitások szervezése vonatkozásában). Ilyenkor magunk döntjük el, hogy a felmerült költségeink közül melyikre és milyen arányban költjük el a keretet, amihez vagy szabnak bizonyos korlátokat, vagy nem, ez változó. Mindenképpen nézzük meg a pályázat költségvetésre vonatkozó előírásait, mielőtt belekezdenénk a projekt megtervezésébe, hogy tudjuk, tényleg ilyen lovat akarunk-e.

Legyen fantáziánk, lássuk bele az előírásokba a lehetőségeinket, tanuljuk meg az igényeinket pályázati nyelvre lefordítani. Például egy akadálymentesítési vagy egy munkahelyteremtési pályázat pompás lehetőség lehet arra, hogy a felújításra szoruló helyiségünket úgy mellesleg ki is festethessük, ha már ott lesz a projekthez kapcsoló épületátalakítás. Ugyanígy ha van lehetőség rá, hogy a sokat utazó projektmenedzser kapjon egy laptopot prezentációs célokra, akkor ez a projektmenedzser véletlenül pont az a kollégánk legyen, akinek jelenleg csak egy 5 éves asztali számítógépe van.

A civil szervezetek munkája nálunk is, külföldön is elsősorban az önkéntesek közreműködésén alapul. Keressünk az önkénteseink motiválását szolgáló pályázatokat, pl. külföldi tapasztalatcserék, műhelymunkák, képzések. Így további évekre biztosíthatjuk hűségüket, magas színvonalú munkavégzésüket, ezzel lehetővé téve a szervezet hosszú távú biztonságos működését.

A szerzőről:

Kapcsolódó tartalom:

Projektmenedzsment képzés

 

Utolsó módosítás: 2017.07.25.