A szakértő válaszol… (2.) - Kamilla, Sherlock és az ördög ügyvédje: kockázatelemzés projektek tervezésénél
A pályázatírás, projekttervezés stresszes munka, a projektvégrehajtás, projektmenedzsment úgyszintén. Ez mindenképpen így van, viszont jelentősen csökkenthetjük a projektvégrehajtás, projektmenedzsment során jelentkező feszültséget gondos, előrelátó tervezéssel. Ennek egyik legfontosabb része a kockázatelemzés.
A kockázatelemzés során tulajdonképpen az ördög ügyvédjét kell játszanunk, azaz jobb meggyőződésünk ellenére ízekre kell szednünk csodálatos, lelkesítő projekttervünket, és számba venni mindazokat a lehetőségeket, ahol balul sülhet el a dolog. A veszélyforrásokat komolyan kell venni, a következményeket végig kell gondolni. Némileg hasonló mentalitással, mint Kamilla kisasszony, a morcos, mindentől félő kárbecslő a varázslatos Égigérő fűben: de hát a macska kórokozókat terjeszthet, de hát hiába süt a nap, előbb-utóbb úgyis beborul, sőt, jégeső is jöhet, stb. (Aztán a kockázatelemezés végeztével persze vegyük elő újra optimista énünket, különben nehéz lesz végigvinni, amit elterveztünk.)
A KOCKÁZATELEMZÉS ALAPVETŐ RÉSZEI:
- a kockázatok azonosítása,
- a kockázat bekövetkezése esetén a hatás leírása,
- a kockázat hatásának és valószínűségének értékelése (ezt rendszerint valamilyen számszerűsített skála segítségével tesszük meg),
- a kockázatkezelés módjának kidolgozása (kockázatcsökkentő/prevenciós, illetve – a kockázat bekövetkezése esetén – kármentő/korrekciós intézkedések, tevékenységek).
Attól függően, hogy a kockázat a projektet végrehajtó szervezeten, konzorciumon belül vagy azon kívül jelentkezik, beszélhetünk belső vagy külső kockázatokról.
A kockázatelemzés első változatát rögtön a projektötlet kitalálása után készítsük el, majd rendszeresen vizsgáljuk felül, egészítsük ki a tervezés során. Ez azért fontos, mert bármikor találhatunk ún. gyilkos kockázatot, azaz nagy valószínűséggel bekövetkező és a projektre végzetes hatással bíró kockázatot, amely ellehetetleníti a projektünk megvalósítását.
|
PÉLDA A GYILKOS KOCKÁZATRA Ilyen lehet pl. egy iskolai integrációs projekt esetén az, ha nagy valószínűséggel nem tudjuk megszerezni a többségi szülők támogatását az integrációhoz, és nem tudunk olyan tevékenységet kitalálni, amivel a kockázatot jelentősen csökkenthetjük (nem tudjuk őket meggyőzni, miért lenne jobb a gyereküknek egy integrált iskolába járni). |
A kockázatelemzésre is igaz, hogy „több szem többet lát”: minél többen végezzük, annál jobb lesz az eredménye. Ezért célszerű közösen, műhelymunka keretében elkészíteni a kockázatelemezést, vagy ha erre nincs lehetőség, akkor köre-mailben bekérni a kollégák (és a vezetők!) kiegészítéseit, véleményét.
MI KELL A JÓ KOCKÁZATELEMZÉSHEZ?
- Legyünk őszinték és realisták! A pályázat bírálóit akár be is lehet csapni, magunkat viszont ne csapjuk be, mert azzal csak a saját életünket keserítjük meg. Semmiképpen ne tudjuk le „kötelező körként”, semmitmondó, biztonságosnak tűnő általánosságokkal a kockázatelemzést, nagyon hasznos lesz a végrehajtás során, hogy a problémás helyzetekre már előre felkészültünk: egyrészt nem esünk pánikba, másrészt rendelkezünk kidolgozott intézkedésekkel.
- Pörgessük le gondolatban filmszerűen a projekt történéseit, eseményeit (ha úgy tetszik: lelki szemeink előtt peregjen le a projekt filmje)! Igen, az összeset. Ne sajnáljuk erre az időt. Sok esetben egy projekt megtervezése több időt kéne, hogy igénybe vegyen, mint a projekt végrehajtása (mégiscsak pénzt fogunk rá költeni, legtöbb esetben elég sokat). Sherlock Holmes-i aggyal persze ez gyorsabban megy (menne), amit különösen látványosan mutatnak be a mai filmes és tévés adaptációk, de ne keseredjünk el, ez a képesség gyakorlattal jól fejleszthető. Azért fontos, hogy képszerűen pörgessük le az eseményeket, mert ez új dimenziót ad a projekt szöveges leírásához, és így könnyebben észrevehetjük a hibalehetőségeket.
A kockázatelemzés eredményét többnyire táblázatos formában összegezzük, a pályázati kiírások sokszor meg is adják azt a táblázatot, amit ki kell tölteni. Egy minta a kockázatelemzési táblázatra:
|
Kockázat |
A. Valószínűség (1-7, 1 – kis valószínűség, 7– majdnem biztos bekövetkezés) |
B. Hatás leírása |
C. Kockázat hatásának értékelése (1-7, 1 – nagyon kis hatású, 7 – a projekt egészét veszélyeztető) |
D. Kockázati érték (A*C) |
E. Kockázatcsökkentő/ ‑kezelő intézkedések |
|
Belső kockázatok |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Külső kockázatok |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A kockázatkezelő intézkedések klasszikus példája kültéri rendezvények esetén az esőnap. A kockázatcsökkentés gyakori módja a választási ciklusokon átívelő projektek esetén a valamennyi politikai erő támogatásának megnyerése (az egyébként politikamentes projekthez) személyes egyeztetések során, illetve a lehető legnagyobb nyilvánosság biztosítása (riport a helyi tévében stb.). A kockázatkezelés esetében mindenképpen olyan intézkedésekben, tevékenységekben gondolkodjunk, amelyek lehetőleg nem igényelnek plusz forrást, illetve a költségvetésen belüli átcsoportosítással megoldhatók, ha felmerül a probléma.
Minél több projektet valósítunk meg, annál nagyobb lesz a gyakorlatunk a kockázatkezelésben: ez a sikeres projektmenedzser egyik legfőbb értéke.
A szerzőről:
Kapcsolódó tartalom:
Utolsó módosítás: 2017.07.25.
