A szakértő válaszol… - Kamilla, Sherlock és az ördög ügyvédje: kockázatelemzés

A pályázatírás, projekttervezés stresszes munka, a projektvégrehajtás, projektmenedzsment úgyszintén. Ez mindenképpen így van, viszont jelentősen csökkenthetjük a projektvégrehajtás, projektmenedzsment során jelentkező feszültséget gondos, előrelátó tervezéssel. Ennek egyik legfontosabb része a kockázatelemzés.

A kockázatelemzés során tulajdonképpen az ördög ügyvédjét kell játszanunk, azaz jobb meggyőződésünk ellenére ízekre kell szednünk csodálatos, lelkesítő projekttervünket, és számba vennünk mindazokat a lehetőségeket, ahol balul sülhet el a dolog. A veszélyforrásokat komolyan kell venni, a következményeket végig kell gondolni. Némileg hasonló mentalitással, mint Kamilla kisasszony, a morcos, mindentől félő kárbecslő a varázslatos Égig érő fűben: a macska kórokozókat terjeszthet; hiába süt a nap, előbb-utóbb úgyis beborul, sőt, jégeső is jöhet, stb. (Aztán a kockázatelemezés végeztével vegyük elő újra optimista énünket, különben nehéz lesz végigvinni, amit elterveztünk.)

Példa a gyilkos kockázatra Ilyen lehet pl. egy iskolai integrációs projekt esetén az, ha nagy valószínűséggel nem tudjuk megszerezni a többségi szülők támogatását az integrációhoz, és nem tudunk olyan tevékenységet kitalálni, amivel a kockázatot jelentősen csökkenthetjük (nem tudjuk őket meggyőzni, miért lenne jobb a gyereküknek integrált iskolába járni).

A kockázatelemzés alapvető részei:

• a kockázatok azonosítása,
• a kockázat bekövetkezése esetén a hatás leírása,
• a kockázat hatásának és valószínűségének értékelése (ezt rendszerint valamilyen számszerűsített skála segítségével tesszük meg),
• a kockázatkezelés módjának kidolgozása (kockázatcsökkentő/prevenciós, illetve – a kockázat bekövetkezése esetén – kármentő/korrekciós intézkedések, tevékenységek).

Attól függően, hogy a kockázat a projektet végrehajtó szervezeten, konzorciumon belül vagy azon kívül jelentkezik, beszélhetünk belső vagy külső kockázatokról.

A kockázatelemzés első változatát rögtön a projektötlet kitalálása után készítsük el, majd rendszeresen vizsgáljuk felül, egészítsük ki a tervezés során. Ez azért fontos, mert bármikor találhatunk ún. gyilkos kockázatot, azaz nagy valószínűséggel bekövetkező, és a projektre végzetes hatással bíró veszélyt, amely ellehetetleníti a projektünk megvalósítását.

A kockázatelemzésre is igaz, hogy „több szem többet lát”: minél többen végezzük, annál jobb lesz az eredménye. Ezért célszerű közösen, műhelymunka keretében elkészíteni a kockázatelemezést, vagy ha erre nincs lehetőség, akkor kör e-mailben bekérni a kollégák (és a vezetők!) kiegészítéseit, véleményét.

Mi kell a jó kockázatelemzéshez?

• Legyünk őszinték és realisták! A pályázat bírálóit akár be is lehet csapni, magunkat viszont ne csapjuk be, mert azzal csak a saját életünket keserítjük meg. Semmiképpen ne tudjuk le „kötelező körként”, semmitmondó, biztonságosnak tűnő általánosságokkal a kockázatelemzést. Nagyon hasznos lesz a végrehajtás során, ha a problémás helyzetekre már előre felkészülünk: egyrészt nem esünk pánikba, másrészt rendelkezünk kidolgozott intézkedésekkel.
  
  
• Pörgessük le gondolatban filmszerűen a projekt történéseit, eseményeit (ha úgy tetszik: lelki szemeink előtt peregjen le a projekt filmje)! Igen, az összes eseményt. Ne sajnáljuk erre az időt. Sok esetben egy projekt megtervezése több időt kellene, hogy igénybe vegyen, mint a projekt végrehajtása (mégiscsak pénzt fogunk rá költeni, legtöbb esetben elég sokat). Sherlock Holmes-i aggyal persze ez gyorsabban megy (menne), amit különösen látványosan mutatnak be a mai filmes és tévés adaptációk. Ne keseredjünk el, ez a képesség gyakorlattal jól fejleszthető. Azért fontos, hogy képszerűen pörgessük le az eseményeket, mert ez új dimenziót ad a projekt szöveges leírásához, és így könnyebben észrevehetjük a hibalehetőségeket.

A kockázatelemzés eredményét többnyire táblázatos formában összegezzük, amelyhez a pályázati kiírások sokszor meg is adják azt a táblázatot, amit ki kell töltenünk.

Egy minta a kockázatelemzési táblázatra:

Kockázat	A. Valószínűség (1-7, 1 – kis valószínűség, 7– majdnem biztos bekövetkezés)	B. Hatás leírása	C. Kockázat hatásának értékelése (1-7, 1 – nagyon kis hatású, 7 – a projekt egészét veszélyeztető)	D. Kockázati érték (A*C)	E. Kockázatcsökkentő/ kezelő intézkedések
Belső kockázatok
Külső kockázatok

     

A kockázatkezelő intézkedések klasszikus példája kültéri rendezvények esetén az esőnap. A kockázatcsökkentés gyakori módja a választási ciklusokon átívelő projektek esetén valamennyi politikai erő támogatásának megnyerése (az egyébként politikamentes projekthez) személyes egyeztetések során, illetve a lehető legnagyobb nyilvánosság biztosítása (riport a helyi tévében stb.). A kockázatkezelés esetében mindenképpen olyan intézkedésekben, tevékenységekben gondolkodjunk, amelyek lehetőleg nem igényelnek plusz forrást, illetve a költségvetésen belüli átcsoportosítással megoldhatók, ha felmerül a probléma.

Minél több projektet valósítunk meg, annál nagyobb lesz a gyakorlatunk a kockázatkezelésben: ez a sikeres projektmenedzser egyik legfőbb értéke.

A szerzőről:

Utolsó módosítás: 2016.10.21.